Capaciteitsmanagement: Een Pragmatische Aanpak voor Optimaal Project- en Programmamanagement

Door Mascha Heesakkers & Bas Janssen

Stel je voor dat een organisatie als een toren van zakelijke Jenga-blokken is, waarbij het plannen van capaciteit vergelijkbaar is met het zorgvuldig toevoegen en verwijderen van blokken. Het wordt riskant wanneer de balans tussen gevraagde capaciteit en personeelsinzet verstoord raakt, en de hele structuur dreigt in te storten. Het lijkt een zorgvuldige evenwichtsoefening, en dat is precies de uitdaging waar veel organisaties mee worstelen als het gaat om capaciteitsplanning.

Hoewel het aanvankelijk eenvoudig lijkt om de capaciteit binnen organisaties te beheren, blijkt de praktijk vaak complex en uitdagend te zijn. Een gebrek aan afstemming tussen de gevraagde capaciteit en de inzet van personeel kan leiden tot diverse problemen. Regelmatig raakt het strategische doel van een organisatie uit het zicht doordat er reactief wordt gereageerd op capaciteitsverzoeken, wat resulteert in ad-hoc inzet van middelen. Dit leidt niet alleen tot overbelasting, maar ook tot vertragingen in projecten en frustratie onder medewerkers.

Het plannen van capaciteit binnen een organisatie is als het zorgvuldig balanceren van Jenga-blokken; een verstoring in de balans tussen gevraagde capaciteit en personeelsinzet kan leiden tot risico's voor de gehele structuur.

Waarom Capaciteitsmanagement invoeren?
Het is cruciaal om capaciteitsmanagement te implementeren om een verbeterde strategische planning te bereiken, klanten efficiënter te bedienen en projecten op tijd en binnen het budget af te ronden. Een goed doordachte capaciteitsplanning zorgt niet alleen voor meer efficiëntie, maar maakt het ook mogelijk om met meer plezier aan projecten te werken.

Wat is Capaciteitsmanagement?
Bij Aresz beschouwen we capaciteitsmanagement als het slimme proces van het plannen en managen van beschikbare capaciteit binnen een organisatie. Het begint allemaal met het beheren van de personele bezetting, waarbij we ons focussen op zowel de vraag als het aanbod van capaciteit. Capaciteitsvraag draait om de hoeveelheid capaciteit die nodig is om aan de eisen van een project te voldoen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aantal ontwikkelaars dat vereist is voor een softwareontwikkelingsproject.

Aan de andere kant hebben we capaciteitsaanbod, wat verwijst naar de beschikbare capaciteit van het team of de resources die aan het project kunnen worden toegewezen. Hierbij kijken we naar de beschikbare capaciteit om te voldoen aan de vraag van het project, zoals het aantal beschikbare projectmanagers bij een projectmanagementbureau. Bij Aresz streven we ernaar om deze capaciteitsaspecten in balans te brengen, zodat projecten optimaal kunnen worden uitgevoerd.

Theory of Constraints: De Zwakste Schakel
Bij Aresz gebruiken we de Theory of Constraints (ToC) van Goldratt als een belangrijk theoretisch kader voor capaciteitsmanagement. Het idee hierachter is eigenlijk best simpel, maar buitengewoon effectief! We richten ons namelijk op het vinden en elimineren van 'de zwakste schakel' in een proces. Want laten we eerlijk zijn, die ene zwakke plek kan de algehele prestaties behoorlijk beïnvloeden. Het gebruik van de Theory of Constraints voegt echt waarde toe, omdat het ons in staat stelt om gerichte verbeteringen aan te brengen. Hierdoor kunnen we processen optimaliseren en stappen zetten richting duurzame verbeteringen, vergelijkbaar met methodologieën zoals PDCA.

Theory of Constraints (ToC)

Capaciteitsplattegrond: De Aresz Aanpak
Bij Aresz hebben we een slimme tool bedacht om organisaties te ondersteunen: de capaciteitsplattegrond. Deze handige tool geeft een overzicht van waar een organisatie staat en waar het naartoe wil. Het is als een soort landkaart die de huidige situatie van een organisatie in kaart brengt en deze vervolgens afzet tegen het ambitieniveau van de organisatie.

Met behulp van de capaciteitsplattegrond kunnen we samen met onze klanten een gemeenschappelijk doel vaststellen. Het is als het vinden van de juiste route op een avontuurlijke reis - met duidelijke doelen voor ogen wordt het pad naar succes een stuk helderder.

Capaciteitsmanagement kan soms als een ingewikkelde puzzel aanvoelen, maar met de Aresz aanpak wordt het een stuk leuker en praktischer. We geloven dat met de juiste aanpak organisaties niet alleen hun capaciteit kunnen optimaliseren, maar ook hun projecten effectiever kunnen beheren. Dus, als je meer wilt weten over hoe wij dit doen, nodigen we je van harte uit om contact op te nemen en ontdek hoe onze aanpak het verschil kan maken voor jouw organisatie.

Aresz capaciteitsplattegrond

QA

Waarom is het belangrijk voor organisaties om capaciteitsmanagement te implementeren?

Het is cruciaal om capaciteitsmanagement te implementeren om een verbeterde strategische planning te bereiken, klanten efficiënter te bedienen en projecten op tijd en binnen het budget af te ronden.

Hoe definieert Aresz capaciteitsmanagement?

Bij Aresz beschouwen we capaciteitsmanagement als het slimme proces van het plannen en managen van beschikbare capaciteit binnen een organisatie, met focus op zowel de vraag als het aanbod van capaciteit.

Welk theoretisch kader gebruikt Aresz voor capaciteitsmanagement en waarom?

Aresz gebruikt de Theory of Constraints (ToC) van Goldratt als een belangrijk theoretisch kader voor capaciteitsmanagement omdat het zich richt op het vinden en elimineren van 'de zwakste schakel' in een proces, wat cruciaal is voor het optimaliseren van prestaties.

Wat is de capaciteitsplattegrond en hoe ondersteunt het organisaties?

De capaciteitsplattegrond is een handige tool die een overzicht biedt van waar een organisatie staat en waar het naartoe wil. Het helpt organisaties hun huidige situatie in kaart te brengen en deze af te zetten tegen het ambitieniveau, waardoor een gemeenschappelijk doel kan worden vastgesteld

Hoe maakt Aresz capaciteitsmanagement leuker en praktischer voor organisaties?

Met de Aresz aanpak wordt capaciteitsmanagement een stuk leuker en praktischer door het gebruik van de capaciteitsplattegrond en een focus op het vinden van de juiste balans en harmonie in capaciteitsplanning, waardoor organisaties hun capaciteit kunnen optimaliseren en projecten effectiever kunnen beheren.

Meer blogs