Projectondersteuner of managementondersteuner:

Naar welke van de twee ben je op zoek binnen jouw organisatie?

De noodzaak van rolduidelijkheid

Stel: je bent als leidinggevende op zoek naar ondersteuning. Je weet welke taken er uitgevoerd moeten worden en wat voor soort persoon je zoekt, maar welke functietitel hoort daar nou precies bij? In de complexe wereld van projectmanagement en bedrijfsvoering zijn er twee belangrijke rollen die op het eerste gezicht vergelijkbaar zijn en daardoor ook wel eens door elkaar worden gehaald: de managementondersteuner en de project(management)ondersteuner (PMO). Welke van de twee zet je nou op welk moment in?

De juiste keuze kan een wereld van verschil maken voor de groei en efficiëntie van jouw organisatie. Ook voor het duidelijk definiëren van rollen en verantwoordelijkheden is het cruciaal om het verschil tussen deze functies te kennen. Hierdoor weet je ook precies wat je nodig hebt binnen jouw organisatie en dit helpt bij het uitzetten van vacatures. Er is dan een grotere kans op een goede match. Is het wel echt een PMO die je zoekt, of heb je eigenlijk veel meer aan een managementondersteuner? Wij leggen uit welke unieke bijdrage deze twee functies aan uw organisatie kunnen leveren.

Het Onderscheid Tussen Managementondersteuning en PMO

Hoewel beide ondersteunende rollen een omgeving creëren waarin besluitvorming kan floreren, hebben ze hun eigen taken en doelen. Het belangrijkste verschil is wát zij ondersteunen: personen óf projecten(/programma’s/portfolio).

Bij managementondersteuning ligt de focus op het ondersteunen van personen; i.e. leidinggevenden. Het is iemand die ervoor zorgt dat de kleine details bij de dagelijkse activiteiten naadloos op hun plaats vallen. Een PMO ondersteunt dan wel projectleiders maar zorgt vooral dat hun projecten in lijn blijven met de organisatiestrategie, budgetten en tijdlijnen. Het is niet alleen iemand die ondersteunt, maar ook leidt en strategisch denkt. Een PMO werkt op operationeel niveau, maar houdt zich ook bezig met strategisch projectbeheer.

Om de keuze nog ingewikkelder te maken zijn er meer rollen die in bepaalde mate te vergelijken zijn met de managementondersteuner en PMO zoals projectsecretaris, projectleider, portfoliosecretaris en projectmedewerker maar deze laten we hier even buiten beschouwing.

Managementondersteuning: een betrouwbare navigator voor de dagelijkse activiteiten

De managementondersteuner, ook wel managementassistent of secretarieel ondersteuner genoemd, staat altijd klaar om te ondersteunen in de dagelijkse beslommeringen. In deze rol wordt gezorgd voor gestroomlijnde vergaderingen, georganiseerde documenten en vlekkeloze communicatie. Ze zijn de drijvende kracht achter de leiding in de organisatie, zorgen ervoor dat hun dag soepel verloopt en verlichten hun administratieve last.
Managementondersteuning is de ideale keuze als je behoefte hebt aan een rechterhand voor jouw managers of directie, iemand die de operationele rompslomp (van het beheren van agenda's tot het voorbereiden van rapporten) uit handen neemt zodat zij zich kunnen richten op strategische besluitvorming en bedrijfsdoelen.

Projectondersteuning: een onmisbare schakel binnen elke succesvolle projectorganisatie

De PMO-rol is een goede keuze wanneer er meer nodig is dan invulling van administratieve taken; iemand die de visie van jouw organisatie begrijpt, projecten stroomlijnt, samen met de projectleider risico's beheert en de route naar succes plaveit.

Een PMO coördineert de verschillende elementen van projecten, programma’s en portfolio en heeft zicht op de samenhang tussen projecten. Deze houdt zich bezig met optimaliseren, structureren, bewaken, faciliteren en verbinden. Taken zijn bijvoorbeeld: helpen om projecten in lijn te brengen met de bedrijfsdoelstellingen, optimale resourceverdeling, betrokkenen informeren, projectplanning opstellen en voortgang monitoren, teamondersteuning (zoals verstrekken van benodigde middelen en faciliteren van communicatie tussen teamleden), zorgen voor naleving van kwaliteitsnormen en evalueren van projectresultaten.

Dit is de rol die je moet omarmen als je zoekt naar een rechterhand voor project-, programma- of portfoliomanagers die ervoor zorgt dat de uitvoering soepel verloopt. De specifieke taken kunnen variëren afhankelijk van de aard en omvang van het project, programma of portfolio.

Weet waar je voor kiest

De keuze tussen managementondersteuning en PMO hangt af van jouw behoeften en doelen. Als je behoefte hebt aan een betrouwbare ondersteuning voor jouw managers die de dagelijkse routine handhaaft, dan is managementondersteuning de juiste keuze. Maar als je op zoek bent naar een partner die jouw organisatie kan ondersteunen bij het beheer van projecten, programma’s en portfolio en deze naar nieuwe hoogten kan tillen met een professionele en doelgerichte aanpak, dan is een PMO’er precies wat je nodig hebt.

Areszer (PMO’er) nodig?

FAQ

PMO betekenis

PMO is een afkorting voor "project(management)ondersteuner". Dit is een rol binnen een organisatie die verantwoordelijk is voor het ondersteunen van projecten, programma's en portfolio's. Een PMO coördineert verschillende aspecten van projecten, zoals het opstellen van projectplannen, het monitoren van de voortgang, het beheren van risico's en het zorgen voor naleving van kwaliteitsnormen. Daarnaast heeft een PMO vaak een strategische rol en helpt het om projecten in lijn te brengen met de bedrijfsdoelstellingen.

Wat is het belangrijkste verschil tussen managementondersteuning en PMO?

Het belangrijkste verschil is dat managementondersteuning zich richt op het ondersteunen van personen, terwijl PMO zich richt op het ondersteunen van projecten(/programma’s/portfolio).

Wat zijn enkele taken van een managementondersteuner?

Enkele taken van een managementondersteuner zijn het organiseren van vergaderingen, beheren van agenda's, voorbereiden van rapporten en zorgen voor vlekkeloze communicatie.

Wat zijn enkele taken van een PMO?

Enkele taken van een PMO zijn het coördineren van projecten, programma’s en portfolio, optimaliseren van resourceverdeling, faciliteren van communicatie tussen teamleden en zorgen voor naleving van kwaliteitsnormen.

Wat bepaalt de keuze tussen managementondersteuning en PMO?

De keuze tussen managementondersteuning en PMO hangt af van de behoeften en doelen van de organisatie. Als de behoefte ligt bij betrouwbare ondersteuning voor managers in de dagelijkse routine, is managementondersteuning de juiste keuze. Als er behoefte is aan ondersteuning bij het beheer van projecten, programma’s en portfolio, dan is een PMO’er de juiste keuze.

Meer blogs

Volg ons op LinkedIn!