Portfolio programma en project ondersteuning AS A SERVICE
In een wereld waar veranderingen elkaar snel opvolgen, wil je zekerheid en overzicht. Met de P3O-diensten van Aresz krijg je precies dat. Wij zorgen voor een samenhangende en efficiënte ondersteuning van jouw portfolio-, programma- en projectmanagement. Geen losse eindjes, maar duidelijke stuurinformatie en consistente processen. En dat alles voor een vaste maandprijs, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan.
Duidelijkheid en grip
Met een vaste maandprijs en gestandaardiseerde processen krijg je volledige grip op je projecten en portfolio zonder verrassingen. Onze heldere stuurinformatie en uniforme rapportages zorgen voor consistente besluitvorming en efficiëntie.
toegevoegde waarde
Onze diensten gaan verder dan operationele ondersteuning. We helpen bij risicobeheer, strategievorming en het stellen van haalbare doelen. Zo zorgen we ervoor dat jouw organisatie niet alleen efficiënt werkt, maar ook de juiste strategische keuzes maakt.
Flexibiliteit en efficientie
Kies het ondersteuningsniveau dat bij jou past. Van basis signalering tot strategisch advies, wij bieden flexibele pakketten die aansluiten op jouw organisatie. Bovendien helpen we je administratie optimaliseren en quick wins implementeren voor directe verbetering.
As a service?
We zorgen voor consistente processen, efficiëntere werkwijzen door één versie van de waarheid, en snelle verbeteringen via quick wins.
Onze diensten ondersteunen bij complexe projecten, optimaliseren je administratie en bieden professionele tools en analyses. Daarnaast versterken we risicobeheersing, dragen we bij aan strategievorming, verhogen we de projectkwaliteit en ondersteunen we bij het starten van de juiste initiatieven.
Alles is af te stemmen op jouw organisatie, met een proactieve aanpak om problemen vroegtijdig te signaleren en te coördineren.
Vaste maandprijzen voor voorspelbare kosten
Flexibele ondersteuning die aansluit op jouw behoeften
Betere stuurinformatie voor gefundeerde besluitvorming.
Toegang tot een mix aan kennis en ervaring
INZICHT
Signaleren en rapporteren
Met het basis Inzicht-pakket krijg je de essentiële ondersteuning voor jouw portfolio- en projectmanagement. We signaleren knelpunten, bewaken datakwaliteit en zorgen voor duidelijke rapportages, zodat je altijd overzicht hebt en snel kunt bijsturen waar nodig.
Portfolio Support Office
Bewaking van data kwaliteit en volledigheid
Basale risicobeheersing
Bewaken van volledigheid van projectdossiers
Bewaking aansluiting met projectuitvoering
Periodieke statusrapport over het portfolio
Implementeren van Quickwins
Rapporteer impediments*
+STURING
Coördineren en aanjageN
Het aanvullende Sturing-pakket biedt uitgebreide ondersteuning met een actieve rol in het verbeteren van het portfolio. We coördineren verbeteracties, voeren diepgaande data-analyses uit en zorgen ervoor dat risico’s en kwaliteit continu bewaakt worden, zodat jouw projecten optimaal presteren.
Portfolio Support Office
Geavanceerde data-analyse en dashboarding.
Portfolio prioritering en bewaken van doorlooptijden
Risicomanagement en bewaking van mitigerende maatregelen.
Aanjaagfunctie voor verbeteringen
Programma en Project Support Office
Bewaking van de kwaliteit van projectdossiers
Maandelijkse financiele hygiene op orde brengen
Project bevindingen doorzetten aan projectleiders
+Regie
Doelen stellen en bewaken
Het aanvullende Regie-pakket biedt een proactieve rol in jouw portfoliobeheer. We helpen bij het formuleren van haalbare doelen en monitoren de effectiviteit van projecten en programma’s. Zo houd jij niet alleen controle, maar stuur je ook gericht op succes.
Doelen en stragie
Formuleren van heldere doelen en kritieke resultaten
Input voor stakeholdermanagement met de PPB op C-level
Portfolio Support Office
Strategische alignment rapportages
Vertaling van project en portfolio risico’s naar strategie
Balancering (op skill en finance) van het portfolio
Aan de slag
INTAKE
BASIS OP ORDE
Na de intake brengen we de basis administratie van het project- en portfoliomanagement op orde. We implementeren portfolio- en project assurance-kaders, zorgen voor heldere rapportages en stellen een stabiel monitoringsysteem op. Dit fundament zorgt voor overzicht en controle, zodat de latere uitvoering vlekkeloos kan starten.
Parallel starten we met de reguliere P3O AAS dienstverlening.
Doorlooptijd ~2-3 maanden
P3OAAS
Met de basis stevig op orde starten we met de continue diensten. We werken aan optimaliseren van processen, monitoren continu de voortgang en sturen proactief bij. Hierdoor biedt Aresz volledige ontzorging en realiseren we succes op zowel project- als portfolioniveau.
DOORONTWIKKELING - Het kan altijd beter
Onze P3O-diensten richten zich op het effectief aansturen en ondersteunen van het projectportfolio en programma’s en projecten. Waar eenvoudige interventies de aanpak kunnen verbeteren, voert het P3O deze verbeteringen in overleg direct door. Bij ingrijpendere interventies rapporteren we onze suggesties aan de portfoliomanager of de portfolioboard. De consultants van Aresz hebben ruime ervaring in het optimaliseren en verder ontwikkelen van portfoliomanagement.
We starten met een resultaatgerichte intake waarin we het volledige portfolio en de lopende projecten in kaart brengen. We analyseren samen met de organisatie de status, identificeren knelpunten en ontdekken kansen. Deze analyse vormt de basis voor een doelgerichte aanpak.
Doorlooptijd ~1 maand
Kostenmodel
Je betaalt bij Aresz voor resultaat. Daarin willen wij maximaal transparant en voorspelbaar zijn. Het PSO werkt op basis van een vaste prijs per maand of per jaar. De prijs is gebaseerd op 4 factoren.
Aantal initiatieven en projecten
Minder projecten is minder werk. We hanteren hierbij het gemiddeld aantal actieve initiatieven in het portfolio (van identificeren tot en met implementatie) en het aantal projecten in uitvoering.
Hygiene factor
Als de basis administratie van het portfolio en de projecten op orde is, wordt het voor ons eenvoudiger. Staat alle informatie verspreid over mappen in een Sharepoint omgeving? Of werk je al met professionele PPM tooling zoals Fortes Change Cloud of Thinking Portfolio? Uiteraard helpen we met onze support office ook verbeteren. Op deze manier zorgen we ervoor dat het voor jou steeds aantrekkelijker wordt.
Complexiteit
We toetsen een aantal programma’s en projecten op complexiteit. Hierbij kijken we o.a. naar omvang, doorlooptijd, afhankelijkheden en het risicoprofiel. Complexe projecten vragen meer aandacht.
Basistarief
Het basis tarief is afhankelijk van het ondersteuningspakket. Doe je nog veel zelf? Of laat je je volledig ontzorgen door het PSO. Er zijn drie ondersteuningsniveaus en maatwerk afspraken zijn uiteraard ook mogelijk.
Voorbeeld kosten en baten
Een zorginstelling heeft een portfolio van circa 200 projecten waarvan gemiddeld 60 projecten in uitvoering zijn.
Portfoliomanagement werkt deels met Fortes Change Cloud (FCC). De projecten werken voor een beperkt met FCC. De meeste projectleiders onderhouden hun dossier met MS-Office in Sharepoint.
Er zijn voornamelijk veel eenvoudige projecten en elke jaar circa 20 grotere projecten en programma’s
Aresz ondersteunt het portfolioproces en het projectenproces op [Advanced] niveau.
De kostprijs voor deze dienst bedraagt circa 35.000 euro per jaar. De organisatie bespaart circa 0.8 FTE of circa 62.000 EUR per jaar.
Henri Peters
Accountmanager
Meer weten over p3oAAS?
Geinteresseerd in onze P3O Dienst? Laat hier je gegevens achter en wij nemen snel contact met je op. Je mag ook altijd rechtstreeks contact opnemen met Henri Peters.