Kritisch op kritieke capaciteit

De kritieke capaciteit van jouw organisatie in één oogopslag

tijd en moeite moeten vooral besteed worden aan wat écht effect heeft

Wie kent het niet: het portfolio-overleg is net afgerond, de nieuwe projecten zijn goedgekeurd en volgens de planning is er ruim voldoende capaciteit. Drie weken later loopt alles vast. Niet omdat er te weinig mensen zijn, maar omdat die ene data-architect, die ene inkoopspecialist of dat ene team functioneel beheer al drie keer is "verkocht". Het totaalplaatje zag er prima uit. Het probleem zat in de details.

In deze blog laten we zien waarom een overzicht van de totale capaciteit vaak een vertekend beeld geeft, en hoe een op maat gemaakt capaciteitsdashboard helpt om de écht kritieke capaciteit snel zichtbaar te maken. Hoewel de neiging soms is om direct de diepte in te duiken, begint goed resourcemanagement met een sterk overzicht waar de diepte écht wenselijk is, en waar deze vooral veel tijd kost.

Gemiddelden verbergen knelpunten

Veel organisaties hebben hun capaciteit redelijk in beeld. Er is een spreadsheet met FTE's, een planning per afdeling en misschien een rapportage uit het urenregistratiesysteem. Op totaalniveau klopt het vaak ook: vraag en aanbod liggen dicht bij elkaar.

Maar capaciteit is niet uitwisselbaar. Een overschot aan projectmedewerkers lost een tekort aan securityspecialisten niet op. Wanneer je alleen naar totalen kijkt, middel je de knelpunten weg. En juist die knelpunten bepalen of je portfolio wordt waargemaakt.

Daarbij komt dat de informatie vaak verspreid ligt over verschillende systemen en eigenaren. Iedere afdeling heeft zijn eigen overzicht, niemand heeft het complete beeld. Het gevolg: besluiten over het portfolio worden genomen op basis van gevoel, of op basis van wie het hardst roept.

De zwakste schakel bepaalt het tempo

Bij Aresz gebruiken we de Theory of Constraints van Goldratt als kader voor capaciteitsmanagement. Het principe is eenvoudig: een keten is zo sterk als de zwakste schakel. Voor een projectportfolio betekent dit dat je tempo niet wordt bepaald door je totale capaciteit, maar door de schaarste rol of skill.

Wil je dus beter sturen, dan hoef je niet alles tot op het uur te plannen. Je moet vooral weten waar de knelpunten zitten, en die continu in de gaten houden.

Onze aanpak: een capaciteitsdashboard op maat

Omdat iedere organisatie andere knelpunten heeft, werken we niet met een standaardpakket, maar bouwen we een dashboard dat aansluit op de bestaande praktijk. Dat doen we in vier stappen.

1. Kritieke capaciteit benoemen.
Samen met de organisatie bepalen we welke rollen, skills of teams echt het verschil maken. Vaak gaat het om een handvol, niet om honderden. Die focus maakt het dashboard behapbaar.

2. Vraag en aanbod koppelen.
We brengen de capaciteitsvraag uit projecten en de beschikbare capaciteit samen, zoveel mogelijk vanuit bronnen die al bestaan. Er mag geen dissonantie ontstaan tussen informatie uit bestaande HR systemen, of excels die men lukraak op een mailserver bewaart. Zo hoeft niemand dubbel te registreren.

3. Direct zichtbaar maken waar het knelt.
Het dashboard laat per kritieke rol in één oogopslag zien waar vraag en aanbod uit balans raken, en wanneer. Je kunt door middel van signaalkleuren kenbaar maken of de capaciteit al vergeven is, of dat juist de geschatte capaciteit maakt dat de organisatie onder druk komt te staan.  Zo zie je een knelpunt aankomen voordat het een probleem is.

4. Gebruiken in de besluitvorming.
Een dashboard is pas waardevol als het wordt gebruikt. We verankeren het in het bestaande overleg, zodat het gesprek verschuift van "welk project is het belangrijkst?" naar "wat kunnen we met onze kritieke capaciteit realistisch waarmaken?" Door samen oog te houden op de bezettingsgraad, zij het in absolute of relatieve getalen, stuur je effectief op de échte pijnpunten.

Wat het oplevert

Met inzicht in kritieke capaciteit worden keuzes uitlegbaar en navolgbaar. Projecten worden gestart wanneer de benodigde capaciteit er daadwerkelijk is, knelpunten worden vroeg gesignaleerd en de discussie in het portfolio-overleg gaat over feiten in plaats van aannames. Er blijft ruimte voor gezond verstand en onderbuikgevoel, maar dan wel op een stevig fundament van data.

Daar waar organisaties in een reflex kunnen geraken waarin een zucht naar data leidt tot eindeloze administratie, moet de tijd en moeite vooral besteed worden aan wat écht effect heeft.

Grip op kritieke capaciteit in het Aresz-dashboard

Tot slot

Capaciteitsmanagement hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin bij de vijf zwakste schakels, maak die zichtbaar en stuur daarop. Door kritieke capaciteit in kaart te brengen, weet je als manager waar je aan toe bent en kun je garanderen dat jouw tijd en focus besteed worden aan het oplossen van een probleem, en niet het creëren van een nieuw probleem.

Benieuwd hoe een capaciteitsdashboard op maat er voor jouw organisatie uit kan zien? Neem contact met ons op, we denken graag met je mee.

Q&A

Waarom is een overzicht van de totale capaciteit niet genoeg?

Omdat capaciteit niet uitwisselbaar is. Op totaalniveau lijken vraag en aanbod vaak in balans, maar een overschot aan projectmedewerkers lost geen tekort aan bijvoorbeeld securityspecialisten op.

Wat bedoelen jullie met "kritieke capaciteit"?

Dat zijn de rollen, skills of teams die echt het verschil maken voor je portfolio. Het gaat meestal om een handvol, niet om honderden. Vanuit de Theory of Constraints geldt: je tempo wordt bepaald door de schaarste rol of skill, niet door je totale capaciteit.

Betekent een capaciteitsdashboard niet nog meer administratie?

Nee, dat is juist niet de bedoeling. Het dashboard wordt zoveel mogelijk gevoed vanuit bronnen die al bestaan, zoals HR-systemen en bestaande overzichten, zodat niemand dubbel hoeft te registreren. Je hoeft niet alles tot op het uur te plannen. De tijd en moeite gaan naar wat écht effect heeft:

Meer Blogs